VEWA

Alle Daten im Blick: DRG nutzt neue Software zur Mitgliederverwaltung

Seit Sommer 2017 arbeitet die Deutsche Röntgengesellschaft mit einem neuen Datenbanksystem zur Mitgliederverwaltung. Schrittweise werden 2018 weitere Module eingeführt, um auch das Veranstaltungsmanagement für Akademie Online und Präsenzveranstaltungen, die Anbindung der Lehr- und Lernplattform und die Spendenverwaltung der Röntgen Geburtshaus Stiftung in ein System zu integrieren. Im Interview erzählt Sabine Schlender, Leiterin des Bereichs Akademie, IT, Digitalisierung und Mitgliedermanagement der Deutschen Röntgengesellschaft, was das neue System namens VEWA kann – und warum DRG-Mitglieder ihre Daten ganz einfach selbst im Blick behalten können.

Leiterin des Bereichs Akademie, IT, Digitalisierung und Mitgliedermanagement der Deutschen RöntgengesellschaftSabine Schlender Leiterin des Bereichs Akademie, IT, Digitalisierung und Mitgliedermanagement der Deutschen RöntgengesellschaftDRGFrau Schlender, warum wurde denn überhaupt ein neues Datenbanksystem notwendig?

Wir benötigten ein neues Datenbanksystem, weil wir in der Vergangenheit verschiedene Systeme für unterschiedliche Zwecke genutzt haben, die inzwischen in die Jahre gekommen und schwer wartbar waren. Wir hatten jeweils separat eine Mitgliederverwaltung, das Punktekonto der Akademie für Fort- und Weiterbildung, ein Veranstaltungsmanagement, ein Evaluationssystem, ein Kongressmanagement, ein Spendenmanagement  und verschiedene Newsletterversandsysteme. Alle diese Systeme mussten auch mit der Homepage der DRG verknüpft werden. Dies war aufgrund der Diversität nicht ganz einfach, zumal einige Anwendungen völlig veraltet waren. Inzwischen haben sich auch die Anforderungen, die man an moderne EDV-Systeme stellt, stark geändert – neue Ideen hätten wir mit den vorhandenen Systemen gar nicht umsetzen können. Uns gemeldete Adressen mussten in der Vergangenheit in diversen Anwendungen hinterlegt und aktualisiert werden, was sehr arbeitsaufwändig und fehleranfällig war und für die Mitglieder unverständlich. Voraussetzung für ein neues System war, die vielen Gesellschaften und Anwendungen mit ihren Eigenheiten abbilden zu können und dabei auf denselben Adresspool zuzugreifen, der von allen nutzbar sein sollte. Vor allen Dingen sollte das neue System aber mit unserer neuen Webseite und den dort angebotenen digitalen Services kompatibel sein.

So ein neues System muss also komplexe Anforderungen erfüllen. Wie haben Sie denn den dafür richtigen Anbieter gefunden?

Wir waren zur Vorbereitung bei anderen Fachgesellschaften und haben uns vor Ort angeschaut, mit welchen Systemen dort gearbeitet wird. Die Anwendungen, die wir gesehen haben, konnten uns nicht überzeugen. Deshalb besuchten wir die Cebit, und haben uns von mehreren Firmen Systeme für Mitgliedsorganisationen zeigen lassen. Am besten gefiel uns VEWA von der Firma Grün, weil es sehr flexibel wirkte und auch ein enormes Potential versprach, was die Nutzung des Datenbestands betraf. Die Geschwindigkeit, mit der sich darin Daten nach den unterschiedlichsten Kriterien auswerten ließen, war beeindruckend.

Wofür werden solche Datenauswertungen gebraucht – haben Sie da ein Beispiel?

Ja, etwa für die Bewerbung von Veranstaltung können wir aus unserem Datenbestand eine passende Zielgruppe auswählen, etwa alle Oberärzte eines Postleitzahlbereichs. Oder wenn wir Fachinformationen verschicken wollen, können wir nach bestimmten Kriterien im Mitgliederbestand suchen. Ein großer Vorteil ist auch, dass wir zukünftig nicht nur Mitgliederdaten verwalten können, sondern auch Daten von Teilnehmern von Veranstaltungen, wie  z.B. dem Röntgenkongress.

Neben der erleichterten Datensuche – welche weiteren Potentiale hat VEWA, auch für DRG-Mitglieder?

Ein klarer Vorteil: wir können ausgehend von einem Gesamtdatenbestand alle Anwendungen miteinander vernetzen. Wir haben eine Mitgliederverwaltung, die alle Kommunikations-, Zahl- und Rechnungsdaten, AG-Mitgliedschaften, Zertifizierungen, Tätigkeitsschwerpunkte, Anmeldungen zu Fortbildungsveranstaltungen der DRG und auch das Punktekonto der Akademie umfasst. Davon profitiert jedes einzelne Mitglied, denn viele persönliche Daten werden künftig im Mitgliederbereich zur Verfügung gestellt. Der Mitgliederbereich hat dafür ein neues, modernes Outfit erhalten. Zu allen DRG-Services gelangt man künftig per Single-Sign-On. Jedes Mitglied loggt sich mit seiner hinterlegten E-Mail-Adresse und einem selbstvergebenen Passwort ein und hat zukünftig rund um die Uhr Zugriff auf alle seine Mitgliederdaten, inklusive Downloadmöglichkeiten von z. B. Beitragsrechnungen, Teilnahmebescheinigungen für Präsenz- und Online-Veranstaltungen, eine jährliche Übersicht der Teilnahmen an Fortbildungsveranstaltungen im CME-Punktekonto – vorausgesetzt, man ist Akademie-Mitglied. Aber auch die Anmeldung zu diversen Fortbildungsangeboten wird darüber einfach und bequem möglich sein.

So eine komplette Systemumstellung klingt ja recht aufwändig – im Februar 2017 wurden die Daten von rund 8.500 Mitgliedern übernommen und die Anbindung an die Website der DRG im laufenden Betrieb umgesetzt. Was waren denn die größten Herausforderungen?

Die Datenintegration haben wir ein Jahr lang vorbereitet, um die Funktionen auf das neue System anzupassen. Die Menge der Daten war dabei kein Problem – schwieriger war schon die Standardisierung von Sonderinformationen, also ob jemand Ehrenmitglied ist, er einen Schwerpunkt in einem Bereich hat, Chefarzt oder Oberarzt ist oder sich gerade in Elternzeit befindet. Diese Informationen wollten wir nicht verlieren. Eine weitere Herausforderung war, dass wir viele interne Abläufe hinterfragen mussten, um die Chancen des neuen Systems wirklich nutzen zu können. Gerade im Veranstaltungsbereich wird es sich bemerkbar machen, dass wir Prozesse komplett neu aufsetzen. Hinzu kommt, dass Schulungen der Mitarbeiter ständig stattfinden müssen, weil wir nach und nach neue Programmteile in Betrieb nehmen. Bevor wir den Echtbetrieb einzelner Module aufnehmen, ist immer eine ausgiebige Testphase erforderlich. Das bedeutet neben dem Tagesgeschäft eine enorme Mehrbelastung für die involvierten Kolleginnen und Kollegen. Noch sind wir nicht an dem Punkt, wo wir sagen können, dass uns VEWA viel Arbeit abnimmt. Erstmal befinden wir uns noch im Kraftakt der Testphasen und versuchen, die Integration nach außen möglichst störungsfrei zu gestalten. Aber ich glaube, das ist uns in der Vergangenheit sehr gut gelungen. Wir haben nur wenige Beschwerden erhalten und die waren sehr konstruktiv und förderlich, um unsere Anwendungen noch zu optimieren. Sichtbar war der Systemwechsel für die meisten nur über den neugestalteten Mitgliederbereich.

Die Grün Software AG, Entwickler von VEWA, ist ein etablierter Softwareanbieter für Mitglieds- und Spendenorganisationen und betreut beispielsweise das Bundesministerium des Inneren, Die Johanniter oder das Universitätsklinikum Essen. Sind die Mitgliederdaten also weiterhin sicher vor ungewollten Einblicken?

Das System ist deutlich sicherer als alle Einzelanwendungen, mit denen wir vorher gearbeitet haben. VEWA wurde vom Bundesverband IT Mittelstand mit dem Siegel „Software Hosted in Germany“ ausgezeichnet. Um die Kriterien dafür zu erfüllen, müssen per Internet nutzbare Software und Daten auf einem Server in Deutschland gehostet werden, personenbezogene Daten bleiben also im Land und für den Hostingvertrag gilt ausdrücklich deutsches Datenschutzrecht. Intern wird der Datenschutz bei uns auch sehr ernst genommen. Wir prüfen unsere Anwendungen nach den bundeseinheitlichen Regelungen, bzw. ab Mai 2018 nach der EU-Datenschutzverordnung. Unsere Datenschutzbeauftragte verfolgt die korrekte Einhaltung.

Ende 2018 soll die Integration abgeschlossen sein. Wie sehen jetzt die nächsten Implementierungsschritte aus?

Wir haben noch einige große Aufgaben vor uns. Anfang 2018 läuft die Integration der von uns betreuten Gesellschaften wie GPR, DGMP und DGNR. Bis zum Zahllauf 2018 wollen wir alle Gesellschaften auf das neue System umgestellt haben. Eine Herausforderung dabei ist, doppelte Adresseinträge zu vermeiden. Die Adressdaten sind leider nicht überall in exakt derselben Weise erfasst, da wird noch viel manuelle Nacharbeit bezüglich der Zusammenführung erforderlich sein. Parallel dazu läuft der Anschluss der Akademie Online: das Anmeldewesen, das Zulassungssystem zur Teilnahme, das Weitermelden der Punkte an die Ärztekammer und das Erstellen der Teilnahmebescheinigungen. Auch hier wollen wir schon die neuen Jahresabonnenten für 2018 über VEWA abwickeln können. Sobald diese Maßnahmen im ersten Quartal 2018 abgeschlossen sind, wird verstärkt der gesamte Veranstaltungsbereich, aber auch die Anbindung der Interaktiven Lehr- und Lernplattform in Angriff genommen. Wir haben also noch einiges vor uns.

veröffentlicht am Montag, 15. Januar 2018